Pressemitteilung von ASSIMA und der SGH

Zukunftsfähigkeit mit digitaler Zentralregulierung sichern

ASSIMA und SGH vollenden zentralen Meilenstein im Pilotprojekt zur Digitalisierung des Zentralregulierungsprozesses, und vereinfachen so für Mitglieder und Lieferanten das Einhalten der gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich elektronischer Rechnungsstellung.
 

Neuss/Hildesheim - Gemeinsam Sache in Sachen Zukunft machen seit der Projektierung die Verbundgruppe ASSIMA und die SGH. Seit 01. Januar 2017 läuft die Umsetzung des richtungsweisenden Pilotprojektes der Digitalisierung des Zentralregulierungsprozesses, das nicht nur eine Optimierung der bestehenden Abläufe verspricht, sondern ab sofort Informationen für Mitglieder ausschließlich über das so genannte ZR 4.0 Portal zur Verfügung stellt. Zusätzlich bietet das von der SGH eigens dafür entwickelte Portal die Grundlage für die rechtsgültige Archivierung aller Zentralregulierungsbelege. Dieser Schritt ist notwendig, damit, wie in Kürze geplant, die Lieferanten der ASSIMA ihre Rechnungen in digitaler Form, sei es per EDI, PDF oder der komfortablen, von der SGH entwickelten Viper Anbindung, senden können.

„Bei allem Nachdenken darüber, wie Zukunft gestaltet werden kann, stellen einen rechtliche Vorschriften häufig vor die größten Herausforderungen. Eine dieser Herausforderungen ist die Digitalisierung der Zentralregulierung und die damit einhergehende rechtssichere Archivierung sämtlicher Zentralregulierungsbelege“, weiß Siegfried Despineux aus seiner täglichen Arbeit als Geschäftsführer der ASSIMA mit einem Zentralregulierungsvolumen von 54 Millionen Euro in 2016. Zeit, sich im Hinblick auf die Vorgänge im Rahmen der Digitalisierung neu aufzustellen und die Zukunft einzuläuten. Aus diesem Grund haben sich die Verbundgruppe und die SGH, die bereits seit vielen Jahren erfolgreich zusammenarbeiten, zusammengetan und das richtungsweisende Pilotprojekt zur Digitalisierung der Zentralregulierungs­prozesse entwickelt und implementiert. Seit Anfang dieses Jahres ist der bisherige Papierversand eingestellt und durch die Inbetriebnahme des ZR 4.0 Portals ersetzt worden. Für die ASSIMISTEN ist somit flächendeckend die Voraussetzung geschaffen worden, mittels Nutzung des ZR 4.0 Portals und in Übereinstimmung mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sämtliche rechtlichen Auflagen zu erfüllen, die der Empfang elektronischer Rechnungen erforderlich macht. „Mit der Rechtssicherheit der Vorgänge und der Archivierung, die wir als SGH mit dem ZR 4.0  Portal sicherstellen, ermöglichen wir den Teilnehmern einen großen Mehrwert. Im nächsten Schritt wird die elektronische Anbindung der Lieferanten abgeschlossen und die Prozesse auf Seiten der ASSIMISTEN gezielt auf die Nutzung der digitalen Zentralregulierung optimiert. So wollen wir gemeinsam mit der ASSIMA die Zukunftsfähigkeit und Attraktivität der Zentralregulierung erhalten und weiter ausbauen“, so Gerrit Hoppen, Vorstand der SGH und zielt damit vor allem auf die effizientere und zeitnahe Bearbeitung der Rechnungen und Bereitstellung von Daten und Informationen ab, die das System garantiert. Damit bietet das Portal dem ASSIMISTEN auch die Möglichkeit, automatisiert Datev Daten für den Steuerberater abzurufen oder diesem einen Zugang freischalten zu lassen. Auch das reduziert Zeitaufwand und Kosten für das Mitglied bei gleichzeitiger Qualitäts- und Effizienzsteigerung und Schonung der Ressourcen. Diese Vorteile sind aber nicht nur für das Mitglied spürbar, sondern gelten ebenso für die Lieferanten, die sich zur Teilnahme an diesem einmaligen Zukunftsprojekt entschließen. „Wir setzen darauf, dass unsere Lieferanten sich für diese Arbeitserleichterung begeistern lassen und zukünftig auf digitalen Rechnungsversand umstellen. Nicht nur um Zeit und Geld zu sparen, sondern auch, um für die nächsten digitalen Herausforderungen bestens aufgestellt zu sein“, wünscht sich Despineux von den Geschäftspartnern der ASSIMA.

In den Gesprächen zwischen Despineux und Hoppen war auch die seitens der Mitglieder  immer wiederkehrende Frage der Sicherheit bei der Datenübermittlung ein wichtiges Thema: Bei Nutzung des ZR 4.0 Portals wird eine der sichersten Verschlüsselungen der Datenübertragung und –speicherung überhaupt verwendet, hier besteht kein Grund zur Sorge. Weitere Vorteile für die Teilnehmer liegen darüber hinaus in der Möglichkeit, Auswertungen abzurufen und Ad-hoc-Reports zu generieren, der Beleganzeige aller Belege aus der Zentralregulierung, individueller Belegsuche, permanenter und weltweiter Verfügbarkeit oder standardisierten und individuell konfigurierbaren Reports begründet. „Mit der Etablierung von ZR 4.0 schaffen wir noch mehr Transparenz sowie die Möglichkeit, professionelle IST-Prozessanalysen durchzuführen, deren Ergebnisse Erkenntnisse liefern, aus denen dann wiederum Maßnahmen abgeleitet und bestehende individuelle Abläufe bewertet werden können“, nennt Despineux weitere Gründe, sich auf die Zukunft einzulassen.