Pressemitteilung von ASSIMA und der SGH

Zukunftsfähigkeit mit digitaler Zentralregulierung sichern

ASSIMA und SGH vollenden zentralen Meilenstein im Pilotprojekt zur Digitalisierung des Zentralregulierungsprozesses, und vereinfachen so für Mitglieder und Lieferanten das Einhalten der gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich elektronischer Rechnungsstellung.
 

Neuss/Hildesheim - Gemeinsam Sache in Sachen Zukunft machen seit der Projektierung die Verbundgruppe ASSIMA und die SGH. Seit 01. Januar 2017 läuft die Umsetzung des richtungsweisenden Pilotprojektes der Digitalisierung des Zentralregulierungsprozesses, das nicht nur eine Optimierung der bestehenden Abläufe verspricht, sondern ab sofort Informationen für Mitglieder ausschließlich über das so genannte ZR 4.0 Portal zur Verfügung stellt. Zusätzlich bietet das von der SGH eigens dafür entwickelte Portal die Grundlage für die rechtsgültige Archivierung aller Zentralregulierungsbelege. Dieser Schritt ist notwendig, damit, wie in Kürze geplant, die Lieferanten der ASSIMA ihre Rechnungen in digitaler Form, sei es per EDI, PDF oder der komfortablen, von der SGH entwickelten Viper Anbindung, senden können.

„Bei allem Nachdenken darüber, wie Zukunft gestaltet werden kann, stellen einen rechtliche Vorschriften häufig vor die größten Herausforderungen. Eine dieser Herausforderungen ist die Digitalisierung der Zentralregulierung und die damit einhergehende rechtssichere Archivierung sämtlicher Zentralregulierungsbelege“, weiß Siegfried Despineux aus seiner täglichen Arbeit als Geschäftsführer der ASSIMA mit einem Zentralregulierungsvolumen von 54 Millionen Euro in 2016. Zeit, sich im Hinblick auf die Vorgänge im Rahmen der Digitalisierung neu aufzustellen und die Zukunft einzuläuten. Aus diesem Grund haben sich die Verbundgruppe und die SGH, die bereits seit vielen Jahren erfolgreich zusammenarbeiten, zusammengetan und das richtungsweisende Pilotprojekt zur Digitalisierung der Zentralregulierungs­prozesse entwickelt und implementiert. Seit Anfang dieses Jahres ist der bisherige Papierversand eingestellt und durch die Inbetriebnahme des ZR 4.0 Portals ersetzt worden. Für die ASSIMISTEN ist somit flächendeckend die Voraussetzung geschaffen worden, mittels Nutzung des ZR 4.0 Portals und in Übereinstimmung mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sämtliche rechtlichen Auflagen zu erfüllen, die der Empfang elektronischer Rechnungen erforderlich macht. „Mit der Rechtssicherheit der Vorgänge und der Archivierung, die wir als SGH mit dem ZR 4.0  Portal sicherstellen, ermöglichen wir den Teilnehmern einen großen Mehrwert. Im nächsten Schritt wird die elektronische Anbindung der Lieferanten abgeschlossen und die Prozesse auf Seiten der ASSIMISTEN gezielt auf die Nutzung der digitalen Zentralregulierung optimiert. So wollen wir gemeinsam mit der ASSIMA die Zukunftsfähigkeit und Attraktivität der Zentralregulierung erhalten und weiter ausbauen“, so Gerrit Hoppen, Vorstand der SGH und zielt damit vor allem auf die effizientere und zeitnahe Bearbeitung der Rechnungen und Bereitstellung von Daten und Informationen ab, die das System garantiert. Damit bietet das Portal dem ASSIMISTEN auch die Möglichkeit, automatisiert Datev Daten für den Steuerberater abzurufen oder diesem einen Zugang freischalten zu lassen. Auch das reduziert Zeitaufwand und Kosten für das Mitglied bei gleichzeitiger Qualitäts- und Effizienzsteigerung und Schonung der Ressourcen. Diese Vorteile sind aber nicht nur für das Mitglied spürbar, sondern gelten ebenso für die Lieferanten, die sich zur Teilnahme an diesem einmaligen Zukunftsprojekt entschließen. „Wir setzen darauf, dass unsere Lieferanten sich für diese Arbeitserleichterung begeistern lassen und zukünftig auf digitalen Rechnungsversand umstellen. Nicht nur um Zeit und Geld zu sparen, sondern auch, um für die nächsten digitalen Herausforderungen bestens aufgestellt zu sein“, wünscht sich Despineux von den Geschäftspartnern der ASSIMA.

In den Gesprächen zwischen Despineux und Hoppen war auch die seitens der Mitglieder  immer wiederkehrende Frage der Sicherheit bei der Datenübermittlung ein wichtiges Thema: Bei Nutzung des ZR 4.0 Portals wird eine der sichersten Verschlüsselungen der Datenübertragung und –speicherung überhaupt verwendet, hier besteht kein Grund zur Sorge. Weitere Vorteile für die Teilnehmer liegen darüber hinaus in der Möglichkeit, Auswertungen abzurufen und Ad-hoc-Reports zu generieren, der Beleganzeige aller Belege aus der Zentralregulierung, individueller Belegsuche, permanenter und weltweiter Verfügbarkeit oder standardisierten und individuell konfigurierbaren Reports begründet. „Mit der Etablierung von ZR 4.0 schaffen wir noch mehr Transparenz sowie die Möglichkeit, professionelle IST-Prozessanalysen durchzuführen, deren Ergebnisse Erkenntnisse liefern, aus denen dann wiederum Maßnahmen abgeleitet und bestehende individuelle Abläufe bewertet werden können“, nennt Despineux weitere Gründe, sich auf die Zukunft einzulassen.

mobiloclean startet Digitalisierungsoffensive

 

 

 

Handelsgruppe beauftragt SGH mit Automatisierungspaket
 

Die Corona-Pandemie hat zu einem Boom bei Reinigungs- und Hygieneartikeln geführt. Ob Toilettenpapier, Seife, Desinfektionsmittel, Schnelltests oder Luftfilter – eine der größten deutschen Fachhandelsgruppen im Hygienebereich erlebte eine nie zuvor dagewesene Nachfrage. Doch sich auf dem Erfolg auszuruhen, kommt für die 29 im Verbund organisierten Fachgroßhändler nicht in Frage. Mit einer Digitalisierungsoffensive stellen die Reinigungsexperten die Weichen für eine noch erfolgreichere Zukunft.

Automatisierte Prozesse powered by SGH
„Durch die Digitalisierung von Belegflüssen und Prozessen ermöglichen wir unseren Mitgliedern ressourcensparende Abläufe. SGH ist für uns der richtige Partner für die Automatisierungsoffensive, da wir hier hochmoderne Fakturierungslösungen mit innovativem Dokumentenmanagement kombinieren können.“, beschreibt Matthias Lunow, Geschäftsführer der mobiloclean Handelsgruppe GmbH + Co. KG, die Vorteile für seine Verbandsmitglieder.

„Wir führen für mobiloclean bereits seit 2005 die technische Abwicklung der Zentralregulierung durch. Durch den Einsatz neuer Technologien kann der Handelsverband zukünftig von weiteren Einsparpotenzialen profitieren“, ergänzt Gerrit Hoppen, geschäftsführender Gesellschafter der SGH Service. Mobiloclean wickelt 75 % seines Einkaufsvolumens über die Zentralregulierung ab. Der gemittelte 10-jährige Zuwachs in der Zentralregulierung liegt im zweistelligen Prozentbereich.

NEU: Positionsdaten für Rechnungsprüfung
Ein Aspekt der Offensive ist deshalb die zeitaufwändige Rechnungsprüfung. Demnächst werden Belege bis zur Positionsebene hinunter maschinell erfasst, was automatisierte Rechnungsvorprüfungen für die mobiloclean-Mitglieder ermöglicht. Damit entfällt manuelles Eingeben einzelner Position mitsamt dem Zeitaufwand und den möglichen Erfassungsfehlern.

Noch einen Schritt weiter geht mobiloclean bei der Zentralfakturierung. Dort erfolgt bald die Rechnungsvorprüfung durch SGH direkt bei der Eingangsverarbeitung und Erfassung gegen die Bestellungen. Bestellmengen und Preise werden dann automatisiert abgeglichen. Abhängig vom Prüfergebnis starten unterschiedliche Workflows. „Im Zusammenhang mit der deutlichen Zunahme des Auftragsvolumens im letzten Jahr sind Automatisierungsmöglichkeiten im Bestell- und Fakturierungsumfeld umso wichtiger.“, betont Lunow.

Anschlusshäuser und Lieferanten profitieren von elektronischen Belegen
Zur Verarbeitung und Steuerung ausgehender Belege der Anschlusshäuser nutzt der Handelsverband die SGH-eigene Informationsdrehscheibe ivi. Ob Rechnung, Gutschrift oder Bestellung – ivi erstellt vollautomatisiert Dokumente in den von Endkunden benötigten Formaten. Hierzu gehören auch die e-Rechnungsstandards wie ZUGFeRD und XRechnung.

XRechnungen an Bundeskanzleramt versendet
Bereits zu Beginn des Projekts konnte die erste XRechnung an das Bundeskanzleramt für gelieferte Corona-Tests eingerichtet und versendet werden. Auch im Bestellprozess wird ivi bald eingesetzt: „Das ermöglicht den vollautomatisierten Datenabgleich. Über die Plattformlösung der SGH wird in Zukunft der Großteil aller Dokumente als elektronischer Beleg vorliegen.“, freut sich Lunow.

Dynamic Discounting steigert Rendite innerhalb der Handelsgruppe
Durch Dynamic Discounting bietet mobiloclean seinen Lieferanten an, Rechnungen im Rekordtempo zu zahlen, wenn der Handelsverband dafür einen zusätzlichen Skonto-Rabatt erhält. Die Lieferanten profitieren so von schnell verfügbaren Barmitteln ohne Kreditprüfung. So kann der Handelsverband weiterwachsen und stärkt gleichzeitig seine Lieferanten. Das Dynamic-Discounting-Modul ist in der Zentralregulierung integriert und wickelt den Skontoprozess vollautomatisiert in Echtzeit ab.

Staatliche Förderung
Mobiloclean hat sich mit dem Digitalisierungspaket beim Bundesförderprogramm „digital jetzt“ beworben. Diese Initiative fördert Investitionen in digitale Technologien und damit verbundene Prozesse. Förderungswürdig sind Investitionen in Hard- und Software, welche die interne und externe Vernetzung der Unternehmen unterstützen. Gedacht ist das Programm für KMU in strukturschwachen Regionen. „Die Vergabe erfolgt im monatlichen Losverfahren. Allerdings wurden wir bis jetzt noch nicht berücksichtigt. Wir prüfen aktuell, welche weiteren Fördermöglichkeiten auf EU-Ebene bestehen,“ erklärt Lunow.

mobiloclean-Taskforce gestaltet Digitalisierungsoffensive
„Durch eine eigene mobiloclean-Taskforce stellen wir sicher, dass die Automatisierungsoffensive für unsere Mitglieder den größtmöglichen Nutzen bringt“, unterstreicht Lunow: „Unser Ziel sind praxistaugliche Lösungen, die spürbare Zeit- und Kosteneinsparungen garantieren und es unseren Mitgliedern ermöglichen, noch weiter zu wachsen.“

Zentralregulierung
Als Zentralregulierung bezeichnet man die Abwicklung von Forderungen und Verbindlichkeiten aus Handelsgeschäften durch eine zentrale Stelle. Innerhalb der Skontofälligkeit werden gesammelte Forderungen in einer Summe an den Kreditor bezahlt.

Die Verbandsmitglieder, oftmals KMU, profitieren von attraktiven Einkaufskonditionen, welche der Verband aufgrund großer Abnahmemengen aushandelt, sowie weiteren Serviceleistungen zur operativen Unterstützung der Verbandsmitglieder im Tagesgeschäft.

Häufig agieren Einkaufsverbände als Zentralregulierer. Die Zahlungen zwischen Lieferanten und Mitgliedern werden gebündelt, wodurch die Prozesse vereinfacht werden. Lieferanten werden zusätzlich durch eine Delkredere-Haftung vor Zahlungsausfällen der einzelnen Verbandsmitglieder geschützt.

Der Prozess: Die Verbandsmitglieder bestellen ihre Waren direkt beim Lieferanten, der diese an sie ausliefert. Die Rechnung sendet der Verkäufer an den Zentralregulierer. Der Zentralregulierer bündelt die Rechnungen periodisch je Lieferant für alle Lieferungen im Verband und überweist diese gesammelt innerhalb der vereinbarten Skontofrist. Gleiches gilt für die Zahlungen der Verbandsmitglieder, die ebenfalls gesammelt erfolgen.

Der Vorteil: Mit dieser zentralisierten Abwicklung entlasten Zentralregulierer die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungen auf beiden Seiten. Denn die Terminüberwachung hinsichtlich Skontofälligkeit sowie die Einzelüberweisungen und vereinzelte Zahlungseingänge entfallen. Abhängig von der elektronischen Anbindung beider Parteien an den Zentralregulierer erfolgt der ganze Prozess papierfrei und enthält auch revisionssichere Archivlösungen.

Über mobiloclean
Die mobiloclean Handelsgruppe GmbH & Co. KG agiert seit 35 Jahren als Verbundgruppe. Derzeit bündeln 29 inhabergeführte Fachgroßhändler ihre Kompetenz in puncto Reinigung und Hygiene in der Verbundgruppe. Deutschlandweit garantieren 39 eigene mobiloclean-Niederlassungen eine schnelle und flexible Auslieferung der umfangreichen Produktpalette. Mit knapp 150 Fachwirten gewährleistet mobiloclean für seine Kunden kompetente Beratung, individuelle Bedarfsanalyse und flexible Lösungsansätze. Über das verbundeigene Portal werden jährlich Waren im 3-stelligen Millionenbereich gehandelt.

Über die SGH-Gruppe
Die SGH-Gruppe ist ein global operierender Spezialist für Supply-Chain-Lösungen. 1990 gegründet befindet sich das Unternehmen in der 2. Generation im Familienbesitz. An den Standorten in Hildesheim, Hannover, Isernhagen, Ho-Chi-Minh-Stadt und Singapur beschäftigt die SGH-Gruppe insgesamt über 230 Mitarbeiter. Diese betreuen weltweit Projekte in über 50 Ländern. Insgesamt werden mit den Multi-Channel-Plattformlösungen der SGH-Gruppe über 30 Mio. Belege weltweit verarbeitet.